ANALISI DEI BISOGNI FORMATIVI

L’ individuazione dei bisogni formativi è irrinunciabile per costruire percorsi di formazione ancorati a problemi concreti del personale da formare e mirati a contestualizzare il momento dell’apprendimento  nello scenario dell’azione per lo sviluppo della salute.

I Bisogni Formativi vengono rilevati dalla Struttura della Formazione che per questo attiva la rete degli Agenti della Formazione –di cui all’ articolo 28 del presente Regolamento- attraverso analisi periodiche di indicatori di efficacia, efficienza, outcome, etc.; implementazione di strumenti di autoanalisi delle competenze professionali; somministrazione di questionari; interviste; report di eventi sentinella; segnalazioni agli ordini professionali e agli uffici di relazione con il pubblico.

L’ attività di Analisi dei Bisogni Formativi e la conseguente elaborazione dei Dossier Formativi devono essere effettuate dall’ 1 gennaio al 30 aprile, ovvero dopo la pubblicazione delle Linee di Indirizzo della Formazione da parte del Direttore Generale. Tale attività avviene su base triennale, tuttavia ogni anno, nello stesso periodo, vengono condotte opportune revisioni annuali

I Dossier Formativi sono due: Individuale e di Gruppo. Il primo, attivato in via sperimentale dal COGEAPS viene gestito dal singolo dipendente che ne è responsabile. Il Dossier Formativo di Struttura, su base triennale, deve essere adottato per:

        mettere a fuoco l’ analisi dei bisogni formativi, intesa come la rilevazione del gap tra le conoscenze/abilità/competenze richieste e le conoscenze/abilità/competenze rilevate;

        individuare i percorsi formativi che, nell’ ambito della Struttura, si ritiene siano in grado di azzerare o almeno decrementare la differenza rilevata e, quindi, elaborati in modo tale da definire a priori il cambiamento che si intende determinare nel repertorio delle conoscenze/abilità/competenze   e nella performance individuale e collettiva e che, quindi, rientrano nella quota d’ obbligo della formazione;

        definire strumenti capaci di misurare il grado di cambiamento organizzativo generato nella struttura e valutare il cambiamento in termini di confronto tra le misurazioni rilevate ex post e quelle ex ante.

Il Direttore della Struttura è responsabile dell’ attività di Analisi dei Bisogni Formativi e dell’ elaborazione del Dossier Formativo della Struttura che dirige, ma nella gestione delle procedure di seguito previste, viene coadiuvato dall’ Agente della Formazione che opera nella stessa Struttura. Sentite le figure di coordinamento del Comparto e della Dirigenza delle Professioni Sanitarie presenti nella struttura, il Direttore realizza l’ Analisi dei Bisogni Formativi e l’ elaborazione del Dossier Formativo con la partecipazione obbligatoria di ciascun dipendente. Essa deve essere gestita come un atto negoziale realizzato all’ interno della Struttura Complessa che permette a ciascun dipendente di investire nella formazione per sviluppare la propria professionalità. Tali procedure, comprese quelle relative al Dossier Formativo vengono estese anche alle Aree Professionale, Amministrativa e Tecnica.

La Struttura della Formazione svolge in questa fase funzioni di supporto e consulenza alle strutture aziendali per rendere efficace l’ attività e raccoglie l’ analisi dei bisogni e le proposte formative prodotte da quelle articolazioni aziendali che non sono incardinate nei Dipartimenti, nei Distretti o nei Presidi, oltre che dagli stakeholders del mondo della sanità.

Il Direttore di Struttura, coadiuvato dall’ Agente della Formazione, convoca una o più riunioni alle quali devono partecipare tutti i dipendenti e di cui viene redatto verbale. Per ciascuna proposta formativa che si intende mettere in campo nel triennio viene redatta una scheda di macroprogettazione precisando, per ciascuna: il bisogno formativo rilevato, l’ obiettivo di cambiamento, i destinatari indicati per numero e distinti per professione-disciplina-area di appartenenza,  l’ anno e il mese in cui si pensa di realizzare l’ iniziativa, la metodologia da utilizzare, il responsabile scientifico, l’ eventuale apertura dell’ iniziativa a personale di altre Strutture. Le schede di macroprogettazione devono indicare i costi presunti delle attività formative proposte che, di norma, devono essere contenuti entro i limiti di budget della Struttura. Le Strutture con pochi dipendenti possono consociarsi per realizzare un budget adeguato per progetti di formazione di comune interesse. Quando gli oneri per realizzare le attività formative programmate esuberano il budget di Struttura, il Direttore può avanzare richieste che potranno essere  prese in considerazione in fase di valutazione.

Le schede prodotte, unitamente ai verbali delle riunioni e alla documentazione dell’ analisi dei bisogni formativi, entro e non oltre il 30 marzo, vengono trasmesse ai rispettivi Direttori di Dipartimento, P.O. o Distretto che ne verificano la congruità con gli obiettivi strategici dell’ Azienda, provvedono a unificare eventuali proposte analoghe e le compongono insieme nel Dossier della Macrostruttura integrando le proposte del dirigente delle professioni sanitarie. Il Dossier della Macrostruttura che contiene i Dossier delle Strutture viene trasmesso alla Formazione dal direttore del Dipartimento, P.O. o di Distretto entro e non oltre il 30 aprile.

La Struttura della Formazione provvede a collazionare, elaborare e codificare i Dossier ricevuti tenendo in considerazione i risultati emersi dall’ analisi dei bisogni formativi, la congruità con gli obiettivi e gli interessi generali dell’ Asl, la compatibilità con le risorse economiche, materiali ed umane disponibili.

La cadenza annuale dell’ attività per il Dossier che ha valenza triennale è legata alla necessità di monitorare il processo e di apportare eventuali modifiche in un’ ottica ciclica della programmazione della formazione.